این پروژه شامل دو فصل است که در فصل اول توانایی کار با اطلاعات در اکسل توضیح داده میشود که به صورت زیر است:
• آشنایی با انواع اطلاعات که خود شامل اطلاعات عددی، اطلاعات متنی، اطلاعات تاریخ، زمان و ...
میباشد.
• شناسایی اصول ورود اطلاعات در صفحه کاری که شامل اصول وارد نمودن اطلاعات عددی، وارد کردن متن، زمان، فرمولها و ....
میباشد.
اصول وارد نمودن اطلاعات عددی نیز کاراکترهای مجاز برای استفاده در مقادیر عددی، تعیین تعداد ارقام اعشار و ....
را دربر میگیرد.
در فصل دوم، توانایی کار با Data base مطرح شد که مطالب زیر را دربر میگیرد:
o آشنایی با مفهوم و کاربرد بانک اطلاعاتی؛
o آشنایی با تعاریف که رکوردها و فیلدها را دربر میگیرد و در اینجا اطلاعات جزئی مربوط به یک فیلد و مجموعه اطلاعات مربوط به یک موجودیت رکورد نامیده میشود.
o اصول طراحی یک بانک اطلاعاتی
مقدمه:
نرمافزار اکسل، زیرمجموعه نرمافزارهای صفحه گسترده است.
توانایی کار با اطلاعات در اکسل به مراحلی نیاز دارد که ما در اینجا با اکثر آنها آشنا میشویم که آشنایی با انواع اطلاعات یکی از موارد مورد نیاز آن است که خود موارد دیگری را دربر میگیرد.
جمعآوری و سازماندهی اطلاعات در مورد یک موضوع را پایگاه داده یا بانک اطلاعاتی مینامند و در اینجا با مفهوم و کاربرد آن آشنا میشویم.
فصل اول
توانایی کار با اطلاعات در اکسل
1-1 آشنایی با انواع مختصات
نرمافزار اکسل زیرمجموعهی نرمافزارهای صفحه گسترده است و باید بتواند اطلاعات مختلفی را در صفحات کاری نگهداری کرده و آنها را سازماندهی کند.
بنابراین در اینجا میخواهیم با انواع مختلف اطلاعاتی که میتوان در خانهها و در صفحه کاری وارد کرد، آشنا شویم.
1-1-1 اطلاعات عددی
به اطلاعاتی که از اعداد تشکیل شده باشد، اطلاعات عددی گفته میشود.
اطلاعات عددی میتوانند دارای قابلیتهای مختلف مانند اطلاعات عددی معمولی، اطلاعات عدیی به صورت تاریخ، اطلاعات عددی به صورت زمان و ....
باشند.
وقتی شما اعداد را وارد میکنید، اکسل به صورت اتوماتیک قالب آن را تشخیص میدهد و برای آن قالب عددی منظور میکند.
2-1-1 اطلاعات متنی
در خانههای صفحهی کاری میتوان متن را وارد کرد و متن از ترکیب حروف، ارقام و سایر کاراکترهای ویژه تشکیل میشود.
اطلاعات متنی میتواند برای توضیح اطلاعات دیگر عناوین ستونها، سطرها و ...
بکار رود.
3-1-1 اطلاعات تاریخ
اطلاعات تاریخ، زیرمجموعه اطلاعات عددی هستند.
وقتی شما در خانهای عددی در قالب تاریخ وارد میکنید، نرمافزار اکسل به صورت اتوماتیک به آن قالب تاریخ میدهد.
برخی از قالبهای تاریخ در نرمافزار اکسل به صورت زیر میباشد: برخی از قالبهای تاریخ در نرمافزار اکسل به صورت زیر میباشد: 2/3/2004 2-Feb-01 02-Feb-04 Feb-04 February 2,2004 4-1-1 اطلاعات زمان منظور از اطلاعات زمان، وارد کردن زمان یک موضوع با استفاده از ساعت، دقیقه و ثانیه میباشد.
وقتی شما در خانهای، عددی را در قالب زمان وارد میکنید، نرمافزار اکسل به صورت اتوماتیک قالب زمان را برای آن درنظر میگیرند.
برخی از قالبهای زمان در نرمافزار اکسل به صورت زیر میباشد: 14:45:32 2:45PM 2:45:32PM 1/0/20/ 2:45:32 PM 2-1 شناسایی اصول ورود اطلاعات در صفحه کاری شما میتوانید کلیه اطلاعاتی را که در بخش قبل گفته شد، به استثنای اطلاعات صوتی، تصویری و فیلم را در خانه موردنظر درج کنید.
اطلاعات صوتی، تصویری و فیلم را همانطور که گفته شد، میتوان بر روی صفحه کاری قرار داد.
1-2-1 اصول وارد نمودن اطلاعات عددی برای وارد کردن اطلاعات عددی در صفحه کاری و در خانه موردنظر به ترتیب زیر عمل مینمایید.
روی خانه موردنظر کلیک کنید تا فعال شود.
عددی موردنظر را تایپ کنید.
برای ثبت اطلاعات، خانه دیگری را کلید کنید یا کلید Enter را فشار دهید.
برای کنسل کردن اطلاعات وارد شده، قبل از ثبت آن میتوان از کلید ESC استفاده نمود.
برای وارد کردن اطلاعات در خانه موردنظر، از طریق نوار فرمول نیز میتوانید اقدام کنید.
برای این کار به روش زیر عمل نمایید: روی خانه موردنظر کلیک کنید تا فعال شود.
در نوار فرمول کلیک کرده و عدد موردنظر را تایپ کنید.
برای ثبت اطلاعات، بر روی علامت در نوار فرمول کلیک کنید.
برای کنسل کردن مقدار عددی وارد شده قبل از ثبت آن میتوانید بر روی * کلیک نمایید.
1-1-2-1 کاراکترهای مجاز برای استفاده در مقادیر عددی برای وارد کردن یک مقدار عددی در خانه موردنظر، میتوانید از چند رقم و از کاراکترهای خاص استفاده کنید.
به عبارت دیگر هر مقدار عددی میتواند شامل یک یا چند رقم و کاراکترهای خاص باشد.
برای مثال مقادیر زیر، مقادیر عددی میباشند: 123 2.00 E+14 5$ 10% برای آشنا شدن با کلیه کاراکترهای مجاز برای استفاده در درج مقادیر عددی به جدول زیر توجه نمایید.
جدول 1-1 کاراکترهای عمومی مجاز در مقادیر عددی 2-1-2-1 تعیین تعداد اعشار ارقام با استفاه از منوی Tools و انتخاب گزینه Options کادر محاورهای Options ظاهر میشود.
تعداد ارقام اعشاری را با انتخاب عبارت Fixed decimal و تعیین تعداد اعشار در کادر Places میتوانید ثابت کنید.
بطور مثال اگر تعداد اعشار را 2 تعیین کنید، از این به بعد هر عددی که تایپ میکنید، اگر رقم اعشاری نداشت، به آن دو رقم اعشار داده میشود و هر عددی که تعداد ارقام اعشار بیشتر از دو عدد داشت، تعداد ارقام اعشاری آن تغییر نمیکند.
برای مثال شما اگر عدد 672 را وارد کنید، بعد از Enter تبدیل به 6.27 میشود و اگر عدد 234.4512 را وارد کرده و Enter کنید، تغییری در این عدد حاصل نمیشود.
2-2-1 وارد کردن متن برای وارد کردن متن در خانه موردنظر از صفحه کاری به ترتیب زیر عمل نمایید: روی خانه موردنظر کلیک کنید تا فعال شود.
طریق دیگر وارد کردن متن در خانه موردنظر، استفاده از نوار فرمول میباشد که همانند وارد کردن اطلاعات عددی میباشد.
3-2-1 وارد کردن اطلاعات زمان طریق وارد کردن اطلاعات زمان نیز همانند تاریخ میباشد.
به هر حال، برای وارد کردن اطلاعات زمان به صورت زیر عمل کنید.
روی خانهای که میخواهید اطلاعات زمانی وارد کنید، کلیک نمایید تا فعال شود.
از منوی Format گزینه Cell را کلیک نمایید یا با سمت راست روی خانه موردنظر، از منوی میانبر ظاهر شده بر روی گزینه Format cell کلیک نمایید.
تب Normal را فعال کنید.
از بخش Category بر روی Time کلیک نمایید.
از بخش Type قالب موردنظر را انتخاب کنید.
بر روی دکمه Ok کلیک نمایید.
اطلاعات زمانی را در قالب hh:mm:ss وارد نمایید، بطوری که hh معرف ساعت mm معرف دقیقه و ss معرف ثانیه میباشد.
بعد از وارد کردن زمان و زدن Enter، قالب به صورتی که شما تعیین کردهاید، درخواهد آمد.
4-2-1 وارد کردن فرمولها فرمولها، انجام محاسبات مختلف را بر اساس محتویات خانهها امکانپذیر میسازند.
به عبارت دیگر، فرمولها راهی برای ارتباط دادههای خانههای مختلف میباشند.
هر فرمول با علامت مساوی شروع میشود و به دنبال آن عملگرها (+، -، *، ^، و %) و متغیرها (آدرس خانهها) قرار میگیرند.
عملگرهای ریاضی مورد استفاده در اکسل در جدول 2-1 نشان داده شده است.
جدول 2-1، عملگردهای ریاضی 1-4-2-1 اولویت عملگرها در اکسل در هنگام نوشتن فرمول، در استفاده از عملرها، باید ترتیب عملگرها را درنظر داشت تا محاسبات درست انجام گیرد.
جدول زیر اولویت عملگرها را نشان میدهد.
جدول 3-1: ترتیب اولویت عملگرها با نگاه به جدول متوجه میشویم که برخی از عملگرها مانند ضرب و تقسیم هم اولویت هستند.
در این صورت چون برنامه اکسل از سمت چپ به راست شروع به خواندن فرمول میکند، بنابراین سمت چپترین عملگر در اولویت خواهد بود.
ضمناً عبارت داخل پرانتز دارای بالاترین اولویت از نظر محاسبه میباشند.
فصل دوم توانایی کار با Data Base 1-2 آشنایی با مفهوم و کاربرد بانک اطلاعاتی جمعآوری و سازماندهی اطلاعات در مورد یک موضوع را پایگاه داده یا بانک اطلاعاتی مینامند.
برای مثال اگر موضوع انسان باشد، در یک اداره جمعآوری و سازماندهی اطلاعات کارکنان از قبیل نام، نام خانوادگی، میزان تحصیلات، تاهل، تعداد فرزندان و ....
باعث بوجود آمدن پایگاه داده در مورد کارکنان اداره میگردد.
یک پایگاه داده به نحوی سازماندهعی میشود که بتوان اطلاعات موردنظر را از آن استخراج نمود.
برای مثال در یک پایگاه کارکنان، میتوانید افراد با سابقه کار بیش از 15 سال را سریعاً اخراج نمایید.
ضمناً در یک پایگاه داده میتوان اطلاعات جدید را وارد کرد.
به عنوان مثال در صورت استخدام یک فرد جدید در اداره، میتوان مشخصات آن فرد را به پایگاه داده اضافه نمود.
2-2 آشنایی با تعاریف در هنگام کار با بانک اطلاعاتی نیاز به آشنایی به مفاهیمی از قبیل فایل، رکورد، فیلد و پایگاه داده دارید که در این قسمت آنها را بررسی میکنیم.
1-2-2 رکوردها و فیلدها بانک اطلاعاتی از جمعآوری اطلاعات یک موجود (Entity) مانند انسان، گیاه، قطعات تولید یک کارخانه و ...
بوجود آید.
در بانک اطلاعاتی، مشخصات مربوط به موجودیت نگهداری میشود.
برای مثال مشخصات مربوط به انسان میتواند جنسیت، سن، نام، نام خانوادگی، آدرس محل سکونت، شغل، سابقه کار، وضعیت تاهل و ...
باشد و مشخصات مربوط به یک قطعه تولیدی کارخانه باشد.
جدول 1-2، اطلاعات مربوط به یک اداره همانطور که از جدول فوق پیداست، هر ستون، تشکیل فیلد را میدهد، به طوری که هر فیلد دارای نام منحصر به فردی است و در جدول فوق نام فیلدها عبارتند از: نام، نام خانوادگی، شغل، سابقه کار و شماره تلفن.
هر کدام از سطرهای جدول فوق اطلاعات مربوط به یک نفر هستند و تشکیل یک رکورد را میدهند.
جدول: به مجموعهای از رکوردها که دارای فیلدهای یکسان هستند، جدول گفته میشود.
پایگاه داده: یک پایگاه داده یا پایگاه، اطلاعاتی است که از یک یا چند جدول تشکیل میشود.
فیلد: اطلاعات جزئی مربوط به یک موجود، فیلد نامیده میشود.
در مورد انسان فیلدهای نام، نام خانوادگی، شغل، وضعیت تاهل، سطح تحصیلات و ...
را میتوان ذکر کرد.
رکورد: به مجموعه اطلاعات مربوط به یک موجودیت، رکورد گفته میشود.
به عبارت دیگر، به مجموعهای از فیلدهای مربوط به یک موجودیت یک رکود اطلاق میگردد.
3-2 اصول طراحی یک بانک اطلاعاتی برای طراحی یک بانک اطلاعاتی قبل از بکارگیری اکسس لازم است زمانی را جهت فکر کردن درباره شناخت از عملکرد برنامه و چگونگی هدایت آن صرف کنید.
زیرا اگر روی طراحی برنامه خوب تفکر نشود، ممکن است پیگیری هر کدام از مشکلات با اضافه کردن عملکرد جدید وقت زیادی را طلب کند.
برای طراحی یک برنامه خوب بهتر است مراحل زیر را مراعات کنید.
برای روشن شدن مطلب فرض کنید میخواهید یک بانک اطلاعاتی دفترچه تلفن را طراحی کنید.
1.
شناخت وظایف: قبل از طراحی برنامه باید اطلاعاتی را که از برنامه میخواهید، تعیین کنید.
بطور مثال در دفترچه تلفن میخواهید فرمی برای ورود، ویرایش یا حذف وجود داشته باشد.
امکان گزارشگیری بر حسب نام افراد وجود داشته باشد و...
.
2.
شناخت عناصر دادهها: بعد از طراحی لیست وظایف، باید دادههیای (فیلدها)مورد نیاز را شناسایی کنید.
برای مثال دادههای دفترچه تلفن میتواند نام، نام خانوادگی، شغل، سابقه کار و شماره تلفن و الی آخر باشد.
3.
سازماندهی دادهها برای برنامه: در این مرحله باید دادهها را سازماندهی کنید.
برای مثال برای دفترچه تلفن باید تصمیم بگیرید از یک جدول برای ذخیره دادهها استفاده کنید یا چند جدول.
4.
طراحی رابط کاربر: در این مرحله فرمهایی که باید طراحی شوند تا کاربر توسط آنها بتواند بانک اطلاعاتی را مدیریت کند، طراحی نمایید.
5.
ایجاد برنامه: بعد از ایجاد هر مرحله از برنامه، آن قسمت از برنامه باید آزمایش شود و تصحیح لازم انجام گیرد و برنامه نهایی نیز باید مراحل آزمایش را پشت سر بگذارد تا برنامه پالایش شده و آماده ارائه به کاربر باشد.
به خاطر داشته باشید که کاربران نیز برنامه را تست میکنند و پیشنهادها و ضعفهایی را در برنامه گوشزد میکنند که شما باید در پی تصحیح آنها برآیید.
منابع و مآخذ: [1] خلیق، غلامرضا، رایانه کار درجه 1، انتشارات راهی، اشراقی، 1382.
[2] خلیق، غلامرضا، رایانه کار درجه 2، انتشارات راهی، اشراقی، 1382.