دانلود مقاله تعریف مدیریت

تعریف مدیریت

مدیریت فرایند به کارگیری مؤثر و کارآمد منابع مادی وانسانی در برنامه ریزی سازماندهی بسیج منابع وامکانات هدایت و کنترل است که برای دستیابی به اهداف سازمانی و بر اساس نظام ارزشی مورد قبول صورت می گیرد.

مدیریت امور اداری

مدیریت اداری پشتیبانی  کننده واحد در زمینه های اداری خدمات و تدارکات است که در زمینه های زیر فعالیت دارد

کارگزینی کارکنان :

این بخش کلیه اقدامات مدیریت منابع انسانی شامل تامین و سازماندهی و انتصاب نیروی انسانی , آموزش و پرورش نیروی انسانی , ترفیعات , جابجاییها, مرخصی , ماموریت , برکناری از خدمات , بازنشستگی , برقراری حقوق و مزایای کارکنان  غیر هیئت علمی , بایگانی اسناد و مدارک را انجام میدهد.

تدارکات واحد :  کلیه اقدامات مربوط به تهیه نیازمندیها  اعم از کالا و خدمات نگهداری و مدیریت انبارها و واگذری اجناس مورد نیاز به بخش های مختلف دانشگاه را زیر نظر مدیر اداری و با هماهنگی مدیر مالی به انجام میرساند

بخش خدمات : این بخش کلیه کارهای خدماتی واحد از قبیل انتظامات , نگهداری فضای سبز , ترابری افراد/اشیاء , نظارت محوطه و ساختمانها را زیر نظر مدیر اداری به انجام می رساند.

در هر اداره و سازمان انجام امور و ارائه خدمات عمومی ضروری است زیرا بدون فعالیت این بخش فعالیت سایر بخش ها غیر ممکن خواهد بود

اهم وظایف و اختیارات

1- تهیه و تدوین بودجه سالیانه و پیشنهاد آن به رئیس واحد

2- اظهار نظر در مورد سازمان و تشکیلات واحد و بر آورد نیروی انسانی مورد نیاز واحد

3- اجرای عملیات مالی واحد و مراقبت در رعایت مقررات مالی

4- تهیه و اجرای طرحهای رفاهی کارکنان با توجه به امکانات واحد

5- تهیه و تدارک نیازمندیهای واحد برابر ضوابط مربوط

6- نظارت دقیق بر کمیسیون معاملات واحد

7- انجام کلیه امور حقوقی واحد و استفاده از نظرات متخصصین و دفتر حقوقی سازمان مرکزی  در مواقع لزوم

8- همکاری با رئیس واحد برای اجرای هر چه بهتر وظائف مربوط به بخشهای ستاد واحد

مدیریت و موفقیت

با نگاهی گذرا به گردونه عالم هستی،  این مسئله روشن می‌گردد که ساختمان وجود هر انسانی،  دارای یک نظام تشکیلاتی فوق العاده ظریف و پیچیده است.

اداره این نظام تشکیلاتی،  با مدیریت صحیح، توانا، بصیر و بی نهایت آگاه میسر است.

انسان نیز به عنوان یک موجود اجتماعی که ناگزیر است تمام نیازهای خود را در پناه زندگی جمعی تأمین نماید، ناگزیر است در زندگی جمعی خود برای جلوگیری از هرج و مرج و هدر رفتن نیروها و استعداد بالقوه و تبدیل آن به فعالیت، دارای یک تشکیلات و سازماندهی و مدیریت منظم باشد.

از طرف دیگر، این مسئله نیز حائز اهمیت است که به موازات رشد و تحول و پیشرفت جوامع در زوایای گوناگون، به‌ویژه در مباحث صنعتی و انفور ماتیک، امروزه هر کسی در زندگی فردی و اجتماعی خود به نحوی با مسئله مدیریت در سطوح بالا یا پایین درگیر است، و در نتیجه، مدیریت علمی است که تار و پود زندگی ما را دربرمی‌گیرد.

حضرت امیر المؤمنین علی(ع) در باره اهمیت نقش مدیر در تشکیلات و حرکت به سمت موفقیت می‌فرمایند:

«اَنَّ مَحَلّی مِنها مَحَلُّ القُطب منَ الرَحلَی»، و از آن فهمیده می‌شود که مدیر مانند گرانیگاه وسط آسیاب عمل می کند.

باز می‌فرمایند: «موقعیت مدیر و رهبر، همانند نقش نخ تسبیح است که دانه‌ها را به هم پیوند می‌دهد، و وقتی رشته پاره شد، دانه‌ها پراکنده می‌شوند و بدون نتیجه خواهند ماند، و هیچ گاه در کنار یکدیگر جمع نخواهند شد.»

اگر یک سازمان را به مثابه پیکر و بدن انسان تصور کنیم، مدیر سازمان، مانند مغز آن است، و بدون مغز، انسان تنها دارای زندگی خطی و روزمرّه است.

عوامل موفقیت در مدیریت

تئوری انگیزه موفقیت را دیویدمک کلند ارائه کرد.

از دیدگاه این روان‌شناس، نیاز به موفقیت، بر پایه برتری طلبی،  رقابت، اهداف چالشی، ‌اصرار بر انجام دادن کار و فائق‌آمدن بر مشکلات بنا گردیده است.

شخصی که انگیزه توفیق طلبی و کمال طلبی زیادی دارد، همواره برتری در عملکرد را جست‌وجو می‌کند؛ از اهداف چالشی لذت می‌برد و دارای پشتکار و روحیه رقابتی در فعالیتهای کاری است.

پرسشهایی که نیاز توفیق طلبی را مورد سؤال قرار می‌دهند، عبارت‌اند از:

1.‌ آیا شما از فعالیتهای کاری چالشی و مشکل لذت می‌برید؟

2.

آیا شما می‌کوشید که عملکردتان از اهداف تعیین‌شده فراتر برود؟

3.

آیا شما روشهای جدید برای فائق آمدن بر مشکلات را می‌جویید؟

مطالعاتی که مک کلند انجام داده است، نشان دهنده آن است که افراد با نیاز توفیق طلبی بالا، نسبت به کسانی که نیاز به موفقیت در آنان متوسط یا پایین است.

از عملکرد بالاتری برخوردار می‌باشند.

این مسئله نشانه این است که مدیران موفق، به زمینه یا موقعیت خاصی منحصر نیستند، بلکه این مدیران دارای زمینه و موقعیت متنوعی هستند و به همان اندازه نیز از تنوع رفتاری و مهارتی برخورداند.

به نظر رابرت کریتنر، حداقل سه عامل مهم برای موفقیت مدیر وجود دارد که او آنها را در قالب یک فرمول ارائه می‌کند.

این عوامل عبارت‌اند از:

فرصت O  × انگیزه مدیریت M× تواناییA  = موفقیت S 

Opporfunity×Motiuation to manage ×Success=Ability

به نظر وی،  توانایی و انگیزه موفقیت و فرصت، عواملی هستند که اگر در هم ضرب شوند، یک فرمول اصولی برای توفیق مدیریت فراهم می‌شود.

وی در ادامه متذکر می‌شود که موفقیت مدیر، به ترکیب متناسب توانایی و انگیزه مدیریت و فرصت بستگی دارد.

نبود یک عامل، منجر به ضایع‌شدن سایر عوامل می‌گردد.

به همین علت، از «ضرب» به جای «جمع» استفاده شده است.

عوامل تعیین‌کننده موفقیت

مطالعات گوناگونی در باره تعیین عوامل موفقیت در مدیریت انجام گرفته، که یکی از مهم‌ترین آنها، به دست جان آپلین تحقق یافته است.

وی پژوهش خود را به صوت متمرکز بر روی بیش از ده هزار کارمند، در دفاتر مرکزی پانصد شرکت بزرگ امریکا انجام داده است، در مدل آپلین، سه مجموعه عامل فردی و محیطی و تصادفی،  سطح موفقیت مدیر را تعیین می‌کند.

این مجموعه عوامل که جان آپلین یادآور می‌شود، عبارت‌اند از:

1.‌ عوامل فردی (درونی)

یک.

صفات و مهارتهای شخصی

أ.‌ زمینه‌های تحصیلاتی،  آمادگی فنی،  دانش بازرگانی

ب.

توانایی هوشمندی،  مهارتهای تحصیلی/ تفکر سیستمی

ج.

توانایی انطباق، توانایی واکنش به موقعیت

دو.

تصور مثبت از خود

أ.

اعتماد به نفس زیاد

ب.

احساس امنیت خاطر

سه.

الگوهای رفتاری

أ.‌ مهارتهای متقابل شخصی

همدردی کردن با دیگران

برقراری و تماس نزدیک

خبر رسانی

حمایتی/ معتمد

ب.

سطح انگیزش

بسیار جدی

محشور با سازمان

خودکار و مستقل 

2.‌ عوامل محیطی (بیرونی)

یک.

سبک مدیریت سرپرستان مستقیم

أ.‌ وظیفه‌گرایی

توجه به نتایج

تعیین اهداف ویژه

هدایت پروژه‌ها

ارائه پاداش

ب.

مهارتهای متقابل تخصصی

حمایتی/ تماس نزدیک با دیگران

توجه به مسیر ترقی کارکنان

مربیگری برای افراد

دو.

تخصیص شغل

أ.

پروژه‌گرایی

محصول نهایی تعریف‌شده

حوزه‌های ترکیبی

وظیفه غیر مستمر

نیاز به تلاش افراد

ب.

چالش عمده/ مسئولیت‌پذیری

تأثیرگذاری بر روی سازمان

نیاز به تمام مهارتهای فردی

بهره‌برداری از شایستگی فنی

 

برای موفقیت، فرد بایستی صفات و مهارتهای فردی مختلفی را دارا باشد و حتی اگر تمام شرایط و عوامل فردی مساعد باشد، موفقیت حاصل نخواهد شد؛ مگر آنکه عوامل محیطی به شکل مطلوبی فراهم گردد.

در کنار این عوامل، فاکتورهای تصادفی نیز نقش مهمی را ایفا می‌کنند که مدیریت، کنترل کمی بر روی آنها دارد.

 

 

3.

عوامل تصادفی(تعدیل کننده)

أ.

نشان دادن خود (فرصت بروز مهارتها و قابلیتهای خود به مدیران عالی)

ب.

شانس (فرصت قابل دسترس در زمان داده‌شده، رقابت برای پستها، استراتژیها و برنامه‌های سازمان)

تسهیل دستاوردهای یک مدیریت

مهم‌ترین خصوصیات مشترک در تسهیل دستاوردهای یک مدیریت موفق بدین قرار است:

1.‌ بهبود عملکرد: یکی از اهداف تمام طرحهای تسهیم دستارودها، بهبود عملکرد است.

این عملکرد که ممکن است به سختی اندازه‌گیری شود، با استفاده از کل زمان واقعی،  در مقابل زمان استاندارد یا اندازه‌گیری فیزیکی میزان ستاده، در مقابل میزان داده‌ها به دست می‌آید و با روشهای محاسباتی گسترده و بر اساس بهبود سیستم، صورت می‌گیرد.

این عملکرد که ممکن است به سختی اندازه‌گیری شود، با استفاده از کل زمان واقعی، در مقابل زمان استاندارد یا اندازه‌گیری فیزیکی میزان ستاده، در مقابل میزان داده‌ها به دست می‌آید و با روشهای محاسباتی گسترده و بر اساس بهبود سیستم، صورت می‌گیرد.

2.

دستیابی به چیزی: در این رویه، مدیر همواره باید سعی کند که به سمت ارتقای خود و سازمان و نیروها حرکت کند.

این مهم، بیانگر این مسئله است که سازمان نه فقط در چرخش باشد، بلکه باید به گردش درآید و به روزمرگی نیفتند.

حضرت امیر المؤمنین علی (ع) می‌فرماید: کسی که دو روزش مساوی و شبیه هم باشد، ضرر کرده است.

3.

تسهیم همه یا بیشتر کارکنان: در گذشته و حتی در مدیریت کلاسیک، طرح تسهیم دستارودها، گروه انتخاب شده‌ای از کارکنان، مانند کارکنان ساعتی یا کارکنان رسمی سازمان، را شامل می‌شد؛ اما امروزه برای بالا بردن موفقیت سازمان و ضریب رضایت شغلی و رضایت حرفه‌ای، جهت اصلی به سوی شامل نمودن تقریباً تمام افراد است.

4.

مشارکت کارکنان: بسیاری از برنامه‌ها با مشارکت به موفقیت نزدیک‌تر است.

امروزه حرکت سازمانها به گونه‌ای است که در بخشهای دولتی و خصوصی، مشارکت قابل ملاحظه کارکنان را می‌طلبد و توسعه بهتر، همکاری، ارتباطات، کار و دستیابی به هدفها مورد تأکید قرار می‌گیرد.

امروز در بحث موفقیت مدیران، مفهوم کار هوشمندانه‌تر مطرح است، که به طور معمول، نیازمند اشکالی از توانمندسازی و مشارکت کارکنان است.

5.

جهتگیری دراز مدت: زمان، عامل مهمی در امر مدیریت است و جهتگیریهای یک مدیر بایستی در ظرف زمان تعریف شود و عمده فعالیتها نیز در دراز مدت ترسیم گردد.

متأسفانه غالب سازمانهایی که به آنترویی مثبت(استهلاک تدریجی) دچار می‌شوند و کمتر به سمت آنترویی منفی (بازیافت مجدد و مهندسی مجدد) روی می‌آورند، به خاطر برنامه‌ها و دستارودهای کوتاه مدت است؛ و این مسئله، سبب ایجاد مشکلاتی در به کارگیری مشارکت کارکنان می گردد.

6.

عدم جهت‌گیری انفرادی: از آنجایی که تسهیم دستارودها، یک جهت‌گیری گروهی است، ظاهراً جهتگیری انفرادی یا گروههای کوچک، نمی‌توانند شامل یک سیستم گردند و لازم است که قبل از اجرا، اکثر شرکتها و جهت‌گیریهای انفرادی را حذف نمایند.

7.

اداره کردن افراد در محیط کار: یکی از رمزهای موفقیت یک مدیر کارآمد، کار کردن با گروههای به عنوان رهبر یک گروه یا مدیر چند گروه مجاز است که بخش مهمی از وظایف او را در بر می‌گیرد.

تمایل به انجام دادن کارهای گروهی، به دلیل پیدایی روشهای کاری چند مهارتی و جایگزین شدن ساختارهای غیر سلسله مراتبی به جای ساختارهای سنتی سازمانی، روز به روز افزایش می‌یابد.

مدیر موفق در ایجاد یک گروه کاری موفق، نقش تعیین کننده‌ای دارد، و یک گروه کاری خوب، محصول فرماندهی یک مدیر است.

یک گروه کاری خوب، نیرویی است زنده، در حال تغییر و پویا که در آن تعدادی از افراد به منظور همکاری با یکدیگر، دورهم جمع شده‌اند و به ارزیابی دیدگاههای مختلف می‌پردازند و با کمک همدیگر در جهت رسیدن به اهداف خود تلاش می‌کنند.

رابرت هیلر می‌نویسد: همه گروههای موفق از یک سری خصوصیات مشترک در همه سازمانها و در سراسر دنیا بهره می‌برند اولین و مهم‌ترین و سنگ بنای همه این خصوصیات، رهبری قدرتمند و اثر بخش است.

و در ادامه می‌نویسد: تعداد اعضای گروه در موفقیت یک سازمان، نقش تعیین کننده ندارد.

یک گروه کاری موفق، ممکن است بین 2 تا 25 عضو داشته باشد.

و مهم‌تر از مسئله تعداد اعضا، مدیریت خلاق و اثر بخش است.

این مدیریت خلاق و اثر بخش، برای اینکه بتواند گروه موفق را به سمت اهداف خود پیش ببرد، باید توانایی ایجاد مؤلفه‌های زیر را داشته باشد: 1.‌ تعیین اهداف 2.

حمایت از گروه 3.

تزریق انگیزش 4.

ایجاد اعتماد 5.

تفویض اختیار 6.

تقسیم وظایف و تعیین مسئولیتها 7.

تشویق افراد به ارائه ایده‌های تازه 8.

بهسازی عملکرد 9.‌ تسهیم در مسئولیتها 10.

ایجاد خودگردانی خود کنترلی 11.

بالابردن کارایی 12.

ایجاد روحیه کار تیمی 13.

انطباق نقش 14.

ارتباط مؤثر و دائم اثر بخش 15.

اطلاع رسانی دقیق، به موقع و متناسب با نیازها 16.

جلوگیری از دوباره‌کاری 17.

راه اندازی تفکر خلاق 18.

حل تعارضها 19.

آموزش مداوم گروهها 20.

ارتقای استاندارها در گروه 21.

تشویق و پاداش 22.

سازگاری با تغییرات.

23.

مشاوره اثر بخش از آنجایی که دنیای امروز را دنیای سازمانها می‌دانند و متولیان این سازمانها انسانها هستند، فلسفه وجودی سازمانها، متکی به حیات انسان است.

انسانها در کالبد سازمانها روح می‌دمند و آنها را به حرکت در می‌آورند و اداره می‌کنند.

موارد فوق، مهم‌ترین مؤلفه‌های انسانی سازمانهاست.