1-اهداف و وظایف سازمان از مهمترین وظایف سازمان خدمات در رابطه با امور تور گردانی ( داخلی و خارجی ) ،تورهای خصوصی ، فروش بلیط خطوط هوایی ( داخلی و خارجی ) فروش بلیط زمینی ( داخلی و خارجی ) را میتوان نام برد.
این آژانس علاوه بر این موارد فعالیتهای دیگری هم دارد: برگزار کننده سفرهای محلی و تفریحی ( اردوهای دانشجویی و دانش آموزی ، سفرهای نمایشگاهی ).
برگزار کننده تورهای سیاحتی به کیش و قشم .
بزگرار کننده سمینار به کنفرانس و تورهای ویژه دانشجویی.
تنظیم برنامه مسافرتی ، مسافران با حداقل هزینه .
انجام رزرواسیون هتل در سراسر کشور .
انجام رزرواسیون هتل در کشورهای خارجی .
اخذ ویزا از کشورهای آسیای میانه 2-1- نیروی انسانی و ساختار نیروی انسانی فعال در این آژانس به صورت زیر هستند: مدیر ( مدیریت ) :نظارت بر کار پرسنل و برنامه ریزی وتصمیم نهایی .
مدیر فنی : جانشین مدیر عامل و نرخ گیری بلیطهای خارجی ، ارائه بهترین مسیر و نظارت بر کار پرسنل .
حسابدار: کنترل و تصمیم گیری در کلیه امور مالی دفتر ( اعم از حسابهای دریافتی و پرداختی و …).
کارمند فروش بلیط داخلی :رزرو و صدور کلیه بلیطهای داخلی با سیستم رزویشن.
کارمند فروش بلیط خارجی : رزرو و صدور کلیه بلیطهای خارجی .
کارمند فروش تور داخلی و خارجی: پاسخ گویی و مشاوره با مسافر ( مراجعه کننده ) جهت انجام تور داخلی و خارجی و گرفتن ویزا و رزو هتل.
صندوقدار :دریافت و پرداخت وجوه نقدی .
تحصیل وار: انجام امور بانکی و امور خارج از دفتر .
آبدارچی :مسئول نظافت و پاکیزگی محیط آژانس .
ساختار این سازمان بصورت سلسله مراتبی می باشد.
مدیریت مدیر فنی حسابداری فروش بلیط خارجی حسابداری صندوق دار فروش بلیط داخلی تور داخلی آبدارچی 3-1 تجهیزات و امکانات تجهیزات و امکانات موجود در سازمان به صورت زیر است : یک عدد کامپیوتر پنتیوم 233 برای قسمت فروش بلیط یک عدد کامپیوتر پنتیوم 233 در اختیار قسمت حسابداری .یک عدد کامپیوتر پنتیوم II در اختیار قست بازاریابی اینترنتی .
یک عدد چاپگر سوزنی دراختیار قسمت حسابداری .
دارای پنج خط تلفن جهت جوابگویی .
یک مینی بوس برای تورهای درون شهری .
دارای برنامه حسابداری بر روی کامپیوتر .
نکته : بازاریابی اینترنتی توسط مسئول مربوطه به این صورت انجام میشود که ،توسط اینترنت و ایمیل فرستادن به هتلهای مختلف ( خارجی وداخلی )،موسسات مختلف جهت رزرو هتل و همچنین اردوها و تورهای تفریحی و سیاحتی و جهانگردی که موسسات مختلف جهت کارکنان یا اعضاء در نظر می گیرند تماس حاصل می نمایند.
نیاز و نظرات کارکنان - طبق مصاحبه ای که در تاریخ دوشنبه 27/9/1381 در محل آژانس با حضور کارکنان انجام شد،نظرات و نیازهای ایشان بر این اساس بود که سیستمی کردن بخش تور به دلیل آنکه کار سرعت می یابد و ضریب اشتباهات کاهش یافته و از حجم کار از نظر نوشتن فرم ، بایگانی کردن اطلاعات قبلی و فعلی کاسته می شود و سیستمی کردن این قسمت عقیده و نظر مطلوبی است .
کلاً نظرشان براین بود که با به کاربردن تکنولوژی کامپیوتری انجام عملیات دقیقتر و منظم تر با حجم کمتری می شود و از قبیل نیازها ،بیشتر عملیات نوشتاری و محاسباتی و تخمین سود را محاسبه و بدست آورد.
5-1 – نیازها و نظرات مدیر طبق محاسبه ای که در تاریخ چهارشنبه 29/9/1381 با مدیر محترم آژانس محمد زاده انجام شد در مرحله اول هزینه برای ایشان مطرح بود که خواستار کم بودن هزینه را داشتن و سیستمی کردن این بخش را مفید و موثر می دانستند .
نیازهای و درخواستی که مدیر محترم آژانس از این قسمت داشتند بحث گزارشات و آمار بود .
گزارشات مطلوبی را برای مدیر و حسابداری داشته باشد و همچنین گزارشاتی که در باب آمار،یعنی گزارش از عملکرد سیستم در ماه یا چند ماه اخیر یا سال فراهم سازد.
6-1 – نیازها و نظرات مشتریان : از لحاظ مشتریان این بخش پیش نهاد خوب بود،زیرا ما نیز بر این باوریم که ضریب اشتباهات در این صورت کاهش می یابد و کار به راحتی و در کم ترین زمان ممکن انجام می شود.
7-1 – جمع بندی نیازها ونظرات : طبق بررسی نیازها و نظرات داده شده برای این سیستم ،نظرات و نیازها تقریبا مطلوب بوده و جای تامل دارد .
طبق صحبتی که با مدیر آژانس شد قرار بر این شد که ما تا مرحله ای پیش برویم و ایشان را بیشتر با این منظور و هدف آشنا سازیم .
البته نظر ایشان در این مورد مثبت بود.
8-1 – شرح و تعریف سیستم : سیستم تور گردانی با ارائه خدمات مسافرتی و جهانگردی در جهت بهینه سازی سیستم اقدام به کامپیوتری کردن سیستم کرده است .
تعریف :ارائه خدمات تورهای خارجی و داخلی ،رزرو هتل ،خدمات ویژه.
- فروش بلیط هواپیمایی ایران ایر تور - فروش بلیط هواپیمایی ایران ایر تور - فروش بلیط هواپیمایی ایران ایر - فروش بلیط هواپیمایی ایران آریا - فروش بلیط هواپیمایی ایران آسمان - فروش بلیط هواپیمایی کیش ایر مرحله دوم : ارائه طرحهای پیشنهادی 1-2- دریافت نظرات صاحبان تجربه : طبق مصاحبه ای که با جناب آقای مهندس محمود شاکری در روز دو شنبه ، تاریخ جمعه 1/10/1381 داشته ایم، نظر ایشان بر این بود که قسمت تور گردانی را طوری برنامه ریزی کنیم که به شبکه بزرگ اینترنت متصل باشد و قابلیت انتقال اطلاعات را از طریق اینترنت را داشته باشد، و همچنین تمام فرمهای ورودی قسمت تور گردانی را دارا باشد، تا مسافرین ( مراجعه کنندگان ) بدون مراجعه به آژانس از طریق اینترنت ( در هر کجایی که هستند ،منزل یا محل کار ) فرم های مخصوص را پر نمایند.
و در تورهای مختلف ثبت نام کنند.
2-2- بازدید از سیستم های دیگران : طبق بازدیدی که در روز یک شنبه تاریخ 3/10/1381 درمحل آژانس ادبیان انجام شد،که واقع در خیابان پاسداران ،جنب هتل جم ( تلفن : 192-8598191 ).
به علت محدودیتی که ما نسبت به بازدید از سیستم داشتیم ،این سیستم از نظر گزارش گیری، گزارش معمولی و به صورت تصویر ( بر روی صفحه نمایش ارائه میدهد .) و یک گزارش کلی که ماهانه پرینت می شود.
ورودی های این سیستم تقریبا متناسب با فرم های ورودی کاغذی آژانس که جهت ارائه خدمات تکمیل می شد ارائه می دهد .
این سیستم فیزیک سیستم مستقل است و به شبکه ای متصل نیست و تنها توسط کاربر اطلاعات، ورود و خروج و مورد بازیابی قرار می گیرد.
سطوح دیگری از کارکنان آژانس به سیستم دسترسی ندارند .
طبق بررسی وتحقیق انجام شده آژانس ادیبیان تنها آژانسی است که (تا کنون ) سیستم تور گردانی به صورت کامپیوتری ارائه کرده است .
3-2 – مطالعه مقالات و کتب : مقالات و نوشته هایی در ضمیمه آورده شده .
4-2- پیشنهاد طرحها و مقایسه امکانات : 1-4-2- ارائه برنامه ای که فقط کاربر به آن دسترسی داشته باشد .
( فقط توسط کامپیوتر قسمت تور) و در پایان ساعت کاری گزارشی از عملکرد روز را تهیه کندو گزارش ویژه مدیر .
2-4-2-ارائه برنامه ای با امکانات شبکه که بتوان از طریق کامپیوترهای دیگر به برنام دسترسی پیدا کرد.
( مثل کامپیوتر مدیر که بخواهد بدون مراجعه به قسمت تور از عملکرد آن اطلاع پیدا کند )و یا بخواهد اطلاعات شخصی را شخصاً وارد کند.
3-4-2-ارائه برنامه ای با امکانات شبکه و اینترنت که مراجعه کنندگان و مسافران از طریق اینترنت در هر جای که هستند، محل کارشان یا منزل و یا مسافرت فرمهای مخصوص تور را از طریق اینترنت پر کنند و بدون مراجعه به آژانس در تورهای موجود ثبت نام کنند و ارائه گزارشات در پایان ساعت کاری و یا هر لحظه که مایل باشند از مراجعین اینترنت و ارائه گزارشات ویژه مدیریت .
5-2- برآورد زمان اجرای طرحها : زمان لازم برای اجرای طرح یک حدود یک ماه زمان لازم برای اجرای طرح دو حدود 45 روز زمان لازم برای اجرای طرح در حدود 90 روز 6-2- برآورد هزینه اجرای طرحها : 1-6-2- تجهیزات لازم برای طرح احتیاج به کامپیوتری با مشخصات زیر داریم : cpu pentium III 600 half Fan intel Main board GIGA 7ZX-E H.D.D 30 g Qm VGA TNT 16 Mb Sound creative 128 k RAM 128 F.D.D Teak CD ROM ASUS 40X Case ATX 300 wat Maintor LG 15 Mouse netscroll – Gnius.
ریال 000/500/4 هزینه هزینه برنامه طرح یک ریا ل 000/500/1 2-6-2- تجهیزات لازم برای طرح دو همان مشخصات طرح یک + LANcar conPEX 10-1000 ریال 000/800/4 هزینه هزینه برنامه طرح دو ریال 000/000/2 3-6-2- تجهیزات لازم برای طرح سه : -همان مشخصات طرح یک به تعقیرات cpu pentium III 600 Full RAM 256 Modem creative 128 Lomcard compex 10-100 Monitor LG 17 هزینه برنامه طرح سه ریال 000/000/5 7-2- انتخاب طرح نهایی با تائید کارفرما : طبق نظری که مدیریت آژانس محمد زاده – داده اند قرار بر این شد که طرح شماره (3) اجرا گردد، زیرا نظر ایشان این طرح کارآیی بیشتری دارد و همچنین در بین آژانس های دیگر جای بیشتری را به خود اختصاص می دهد.
مرحله سوم : شناخت سیستم موجود 1-3- مطالعه مقررات و آئین نامه ها 1-1-3 – تعهدات میهمان : میهمانان محترم می پذیرند که رعایت حجاب و شئونات اسلامی را بنمایند.
میهمانان محترم می پذیرند مقررات جاری هواپیمایی مقررات تور و اقامت را رعایت بنمائید.
همراه داشتن شناسنامه عکس دار جهت سوار شدن به هواپیما و پذیرش و اقامت در مجتمع الزامی است .
لطفاً 48 ساعت قبل از سفر جهت تائید نهایی پرواز و قیمت تور به آژانس مراجعه فرمایند.
هر گونه تفاوت قیمت در نرخ بلیط و محل اقامت بعهده مسافر می باشد.
در حفظ و نگهداری اموال داخل اطاقها در مدت اقامت دقت لازم را مبذول فرمایند.
در صورت مشاهده خرابی یا آسیب دیدگی جبران خسارت نیز بعهده میهامانان است .
2-1-3-انصراف : اعلام انصراف مسافر منوط به حضور شخص میهمان در محل آژانس و در دست داشتن اصل قرارداد و بلیطهای صادره بر حسب مورد به شرح ذیل صورت می پذیرد.
الف:چنانچه میهمان تا ساعت 10 صبح 5 روز قبل از پرواز ( بدون احتساب روزهای تعطیل ) اعلام انصراف نماید مبلغ دریافتی پس از کسر ده درصد قمیت تور ( به تعداد افراد گروه ) قابل استرداد می باشد.
ب: از ساعت 10 صبح 5 روز قبل از پرواز ( بدون احتساب روزهای تعطیل ) تا ساعت 10 صبح دو روز قبل از پرواز پنجاه درصد مبلغ دریافتی کسر و مابقی قابل استرداد می باشد.
ج:پس از زمان مقررر در بند ب انصراف پذیرفته نمی شود بدین معنا که چنانچه مسافر و همراهان جمعاً یا منفرداً به هر دلیلی قادر و یا مایل به مسافرت نباشد هیچگونه وجهی به میهانان مسترد نخواهد شد .
3-1-3- مسئولیتها ؛ الف:چنانچه عدم رعایت مقررات تورها و محل اقامت در واحد های اقامتی – هواپیمایی و دیگر مقررات عمومی منجر به ممانعت از ادامه سفر میهمانان در هر مقطعی گردد آژانس محمد زاده تعهدات خود را انجام شده تلقی می نماید و هیچگونه مسئولیتی را نخواهد پذیرفت .
ب:در صورتیکه از سوی شرکت هواپیمایی پرواز در مبداء لغو شود ،هیچگونه مسئولیتی متوجه آژانس نمی باشد و تور لغو شده تلقی و وجوه دریافتی از میهمانان عیناً مسترد خواهد شد.
ج:چنانچه پرواز از برگشت به مشهد با تاخیر انجام پذیرد هزینه اقامت و غذای مسافران تا انجام پرواز بعهده خود مسافر خواهد بود لیکن آژانس تمامی مساعی خود را جهت رفاه ایشان بکار خواهد گرفت.
اینجانب …………………….
از طرف خود و همراهان کلیه شرایط مندرج در این قرارداد و مواد مندرج در بلیط را مطالعه نموه و پذیرفته ام و حق هر گونه ادعایی بر علیه آژانس را خارج از مفاد این قرار داد از خود و همراهان سلب می نمایم.
محل مهر و امضاءآژانس فروشنده محل امضاءمیهمان مسافر فرم مخصوص تور را پر می کند ( مسافر برای تور مراجعه می کند) .
اگر تور داخلی باشد به قسمت تور داخلی و اگر تور خارجی باشد به قسمت تور خارجی مراجعه می کند.
مراجعه به قسمت تور داخلی و تکمیل فرم .
مدارک مسافر تکمیل و بررسی می شود .
( تور داخلی ) برای بلیط مسافر اقدام میشود.
هتل برای مسافر با مشخصات خواسته شده رزرو می شود.
صندوق ،بررسی و تائید بهاء اخذ رسید به مسافر و اتمام ثبت نام.
مراجعه به قمست تور خارجی و تکمیل فرم .
اگر مسافر پاسپرتش و ویزاد داشته باشد مدارکش تکمیل و بررسی می شود و اگر ویزا نداشته باشد کپی پاستپرتش به آژانس همکار ( آژانس یا شرکتی که به صورت قراردادی در داخل یا خارج کشور با آژانس ما کار می کند ) فکس می شود.
مدارک مسافر تکمیل و بررسی می شود.( تور خارجی ) و برای بلیط مسافر اقدام می شود ( مرحله 5) هتل برای مسافر با مشخصات خواسته شده در کشور خارجی مورد نظر رزرو